Do invisível ao roadmap previsível

O tal do dilema de melhorar a comunicação também acontece aí na empresa que você trabalha? Pra minimizar esse dilema, uma boa saída é a estratégia de dar visibilidade.

Na tribo de Compliance da RD Station — agrupamento de 3 equipes responsáveis por realizar as adequações do RD Station Marketing às leis de proteção de dados — no início de 2020 havia a dificuldade de compreender quais demandas estavam planejadas e como estava o andamento à nível tático delas. As próprias equipes dentro da tribo não tinham visibilidade simples do que cada equipe iria entregar no curto e médio prazo e como as entregas se conectavam.

Independente do seu modo de aprender e memorizar, existe uma explicação lógica do porquê visualizar é tão poderoso para compreensão de cenários e para resolução de problemas.

Tom Wujec, Designer de Informação, na sua apresentação do TED sobre "As 3 maneiras do cérebro criar significado" aborda que nosso cérebro cria modelos mentais a partir das imagens que vemos. E criamos sentido através da interrogação visual.

A partir disso, há 3 dicas poderosas para resolução de problemas:

Criamos então uma solução para a tribo de Compliance que tivesse as seguintes premissas:

1. Simples de acessar: utilizamos o Google Sheets pois entendemos que era a ferramenta mais acessível a todos os colaboradores.

"Quanto menos barreiras de acesso, mais pessoas irão consumir a informação."

2. Pacotes de valor nos interessam: A visibilidade dos pacotes de valor - a parte mínima viável que entrega valor ao usuário e gera feedback após seu uso - é uma ótima granularidade para analisar os planos. Poderíamos olhar no nível de tarefas da equipe, mas confundiria com o backlog e quadros de acompanhamento operacional das equipes. A análise tática é possível através da análise dos pacotes de valor.

Obs: em algumas empresas o pacote de valor chama-se história de usuário. Neste cenário, a tribo chamava de wave.

3. Previsibilidade: era preciso visualizar os pacotes mas também qual probabilidade de serem entregues numa determinada data para gerar conversas importantes e antecipar decisões. Neste caso usamos o método Monte Carlo que utiliza de método estatístico para prever as entregas. Para conferir como funciona este método veja mais aqui.

Então partimos para uma planilha no Google Sheets e começamos adicionando os épicos - grandes blocos de entregas - como por exemplo: Consentimento de Cookies. Além disso adicionamos a respectiva equipe e também a lista de pacotes de valor (waves) vinculadas ao épico nas linhas da planilha.

A prioridade estava por épico pois eram os grandes blocos necessários naquela ordem. E adicionamos links de documentação detalhada para os épicos e waves nas células, facilitando um mergulho em detalhes caso os leitores quisessem entender mais sobre os problemas que aquelas entregas resolviam além de detalhes de implementação.

E então colocamos informações em relação às datas para acompanhamento e informações de previsibilidade.

As seguintes colunas da planilha representam:

Start: Data que iniciou a demanda.

Forecast: Data prevista para a entrega do pacote acontecer, baseada no resultado da simulação Monte Carlo (rodada sempre que necessário).

Remaining: Quantidade de tarefas que fluem no board da equipe que estão em andamento ou a realizar, vinculadas ao respectivo pacote de valor. Essas tarefas eram consideradas para as frequentes simulações de previsibilidade. Em desenvolvimento de software é muito comum este número variar pois a medida que evoluímos, encontramos mais cenários e incertezas.

Done: Quantidade de tarefas já concluídas e entregues pela equipe.

Total: Somatório de todas as tarefas que aquele pacote compreende.

Evolution: Percentual de entrega do pacote em questão. Ajuda a acompanhar rapidamente como está o andamento do pacote. É o cálculo do 'Done' dividido pelo 'Total'.

Sense: Identifica se a evolução dos itens em relação à data prevista está acima ou abaixo do previsto conforme legenda:

🚀: Uma semana acima do previsto

👍: Acima ou igual ao previsto

👎: Abaixo do previsto

☠️: Uma semana abaixo do previsto

Execution: Identificação da execução em termos de semanas das fases (Discovery e Delivery) de cada pacote. Discovery é a parte de identificação, estudo e detalhamento do pacote. Delivery é a fase que envolve o desenvolvimento e testes até sua completa entrega no ambiente de produção.

Semanas e meses: Nessa parte os envolvidos preenchiam manualmente a cor das células para identificar o progresso e previsão de fim. Se por ventura a execução fica acima do previsto, identificamos com a palavra "Extra".

Normalmente essa visão atende muito bem uma análise tática envolvendo Gerentes de produto e engenharia, Product managers e Team leaders. Porém também é muito boa para a visão da equipe como um todo entender os impactos das entregas entre a tribo.

Esse material é consumido em reuniões táticas entre a tribo e também para acompanhamento das entregas a nível de roadmap com os membros das equipes.

Esta visão evoluiu muito desde a sua criação, e hoje está mais simplificada, com menos campos, e em algumas equipes sofreu ajustes baseada no contexto. Mas seu objetivo permanece o mesmo: alinhar as equipes em relação às entregas e se adaptar constantemente.

Não desejamos acertar 100% o prazo dos itens, e sim sermos adaptáveis: se temos um data fixa importante, que tal conversar sobre o andamento dos itens, simular com base em dados históricos e rever o plano diante disso? Eventualmente reduzir escopo, alterar prioridades e renegociar são outputs dessas conversas.

Esta ferramenta é um convite à conversa.

"As demandas que não enxergamos, estamos perdendo a oportunidade de conversar, antecipar problemas e possíveis soluções."

Toda essa construção aconteceu em conjunto com Product Managers, Group Product Manager, Team Leader, UX Designer e Agile Coach. E logo foi absorvido pelas equipes. Agradeço a todos os envolvidos que fizeram essa ferramenta cada dia mais valiosa.

Se você ficou curioso pra saber mais sobre como utilizamos a simulação Monte Carlo neste cenário, também é possível ver através deste vídeo uma explicação rápida de como usar no dia a dia.

Para acessar esta planilha clique neste link e faça uma cópia para você. Na primeira aba está a versão com as datas e colunas relacionadas à previsibilidade, e na segunda aba está a versão simplificada.

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Esse foi tema explorado em palestra. Para baixar o arquivo completo da apresentação, clique abaixo.

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