As reuniões de planejamento são importantes em times ágeis pois:
Alinham as expectativas do grupo
Aumentam a clareza sobre as entregas
Dão contexto de como as entregas se conectam com os objetivos maiores da empresa e do time
Geram alinhamento sobre as percepções de esforço e riscos que cada membro do time possui.
No Scrum, a Planning é a cerimônia ideal para definir os itens que serão realizados na sprint, alinhar o objetivo da sprint e compreender bem como o trabalho será feito.
Times que não adotam boas práticas na condução da reunião de planejamento, na maior parte das vezes apresentam as seguintes dores/queixas:
Falta de informações para a equipe concluir a demanda ao longo da iteração
Atraso na entrega
Retrabalhos por falta de alinhamento
Cliente não ver valor na entrega realizada devido ao fato do time não ter clareza da dor do cliente
Entre outros
Para que isso não aconteça, resolvemos compartilhar os 5 erros mais comuns que já vimos ocorrer em plannings e que podem impactar seu time no alcance de resultados relevantes.
1. Falta de alinhamento sobre informações prévias para uma demanda ser iniciada
A falta de alinhamento sobre informações prévias relevantes para o time que irá atuar na demanda, gera disfunções como: chegar demandas faltando informações relevantes para a equipe ou em alguns casos o time nem ter clareza de quais são as informações que precisam para começar a atuar na demanda. Qual o impacto? A demanda demorar mais para ser entregue e gerar estresse dentro do time.
Uma forma de minimizar isso, é adotando a Definition of Ready, DoR ou Definição de Preparado (em português). Ele é um acordo feito com o time para alinhar quais são as informações que eles entendem que são previamente necessárias para ter acesso antes de iniciar uma demanda.
2. Não realizar um refinamento antes
Muitos times não realizam um alinhamento prévio antes da reunião de planejamento, o chamado: Refinamento. O refinamento tem como intuito manter o backlog atualizado, quebrar em itens menores, em alguns casos estimar as demandas e antecipar riscos/dúvidas que alguém do time possa ter sobre a entrega em questão. E ele normalmente é feito com apenas algumas pessoas do time, ou seja, você não precisa parar todo o seu time para realizar o refinamento.
Equipes que não realizam o refinamento antes, levantam muitas dúvidas e riscos no momento da planning, o que deixa o grupo todo mais inseguro.
Como as pessoas foram surpreendidas pelas dúvidas e riscos que encontraram no momento da planning, elas já saem da reunião desmotivadas e muitas vezes duvidando de que o resultado esperado para aquele ciclo será alcançado.
Ou como o problema não foi bem entendido como um todo, ele com frequência também não será bem fatiado, fazendo com que o fatiamento e melhor entendimento seja realizado dentro do tempo do ciclo, o que obviamente impacta no planejamento pensado inicialmente pelo time.
3. Ausência de pessoas-chave
Não ter clareza de quais são os papéis e pessoas essenciais (Product Owner, Team Leader, UX Designer, Desenvolvedores e outros) para o que será abordado na reunião é algo grave. Com isso, o time fica sem clareza do propósito da reunião marcada, do intuito da demanda, dos desafios e resultados esperados para aquela entrega.
E, principalmente, não ter o time que atuará diretamente na demanda participando da planning para entender, tirar dúvidas, trazer riscos e percepções é um erro que pode gerar desde desmotivação a problemas na execução.
Desmotivação pelo fato da pessoa não entender o que está fazendo, ou por não concordar com o que foi definido já que ela não estava presente para contrapor. E problemas na execução pois a equipe técnica não teve a oportunidade de analisar previamente e prever certos cenários impeditivos.
Inclusive é possível que haja desenvolvimento de funcionalidades totalmente desalinhadas com a necessidade e dor do cliente.
4. Sair da planning sem ter clareza do objetivo dela
Outro erro é sair da reunião de planejamento sem ter uma real clareza da entrega que foi planejada, de como ela vai se conectar com os objetivos da empresa/time no quarter/semestre. Qual é a dor do cliente? O que estamos propondo para apoiar o cliente?
As informações acima são super relevantes e muitas vezes os times passam horas em uma reunião sem sequer abordar estes assuntos.
Para minimizar este problema, deixe sempre claro para o grupo qual é o propósito daquela cerimônia. E faça com que este entendimento seja comum para todos que estiverem presentes, se necessário deixe escrito no board ou quadro de apoio para quem chegar já ler.
Ex: Planejamento da feature de Avaliação de Clientes.
Deixe também anotado alguns tópicos para incentivar a participação, como:
O que precisamos discutir, definir, planejar para que esta entrega aconteça?
5. Reuniões longas e sem foco
Reuniões com muito tempo de duração tendem a gerar alta dispersão, cansaço e baixo engajamento nas pessoas. Isso acaba minando a criatividade e inovação da equipe.
Procure manter as reuniões com duração de 1h a 1h30.
Se a reunião não tiver uma boa condução, ela fica solta e normalmente improdutiva e cansativa. Para que isso não aconteça: Facilite, questione, traga as pessoas pro jogo.
A planning não é reunião só para alguns, é uma cerimônia de todo o time. Fomente um ambiente onde todos possam contribuir para o planejamento da entrega como é esperado de cada papel.
Evite que sua equipe invista horas em uma reunião de planejamento improdutiva. Ter reuniões de planejamento improdutivas faz com o que o time tenha grandes chances de ao final do ciclo a entrega não acontecer.
----
É errando que se aprende. :)
E você, tem algum erro para compartilhar com a gente?
