"Quanto maior a expectativa criada, maior a frustração."
Essa frase vale pra vida, concorda?
E nas organizações não é diferente. Com frequência, passei por equipes que tinham certo desalinhamento em relação às responsabilidades e expectativas dos papéis. Mesmo quando os papéis já estão estabelecidos há algum tempo, pode acontecer de existir desconforto e alguns problemas estarem velados.
Este também é um ponto de atenção se a sua empresa está passando por uma reestruturação de papéis.
"Não se pode melhorar aquilo que não se vê."
É preciso expor os problemas e dar clareza das funções estabelecidas. É partir do mesmo ponto, todos juntos. É como num time de futebol, as posições precisam estar claras se não o grupo como um todo não performa bem e o jogo não flui.
Como abordar o tema
Passei por alguns times que tinham esse problema velado. Haviam reclamações de um papel específico e geralmente apareciam em conversas de 1-1. Nos 1-1s era reforçado para que a pessoa levasse a questão em feedback individual diretamente ao seu colega.
Mas eu percebi que era um problema que precisava ser discutido na equipe como um todo. Eu então sugeri ao facilitador do time (Scrum Master ou Agile Master) que a gente levasse o tema "papéis" para uma retrospectiva temática - aquela que vamos intencionalmente discutir uma dor específica.
Eu, enquanto Agile Coach, conduzi o encontro no intuito de ser uma pessoa neutra que iria apenas facilitar o papo.
Preparando a retrospectiva
Me inspirei na técnica de matriz de papéis e criei 3 colunas com os papéis. Em cada coluna a pessoa teria que responder em postits: O que espero do papel X?
O primeiro passo foi analisar o timebox que tínhamos e como poderíamos abordar. Se você quer saber mais sobre como conduzo retrospectivas remoto, veja nesse post. Dividi o encontro dessa forma:
5min: Tolerância para atraso
10min: Explicação do contexto e da ferramenta usada
8min: Escrever os postits sobre todos os papéis
1h: Alinhar expectativas sobre todos os papéis
5min: Encerramento
Conduzindo a retrospectiva
No início da retrospectiva, deixei claro o objetivo do encontro, qual problema iríamos discutir e a importância de alinhar expectativas.
Plotamos os 3 papéis da equipe e sugerimos pra que a pessoa respondesse inclusive a expectativa em relação ao seu próprio papel. Ou seja, uma pessoa desenvolvedora também iria escrever as expectativas sobre seu papel.
E frisei que a análise é em relação ao papel e não ao indivíduo que ali ocupa o espaço. E que estávamos num ambiente seguro onde a sinceridade precisava estar presente pra termos o real ganho na conversa.
Durante a retrospectiva deixei um timebox de 8min para que as pessoas escrevessem suas expectativas de todos os papéis da equipe. Sugeri escrever cada expectativa em postit, referente a cada papel.
Usamos a ferramenta Metroretro pois ela não mostra o conteúdo do postit até que a pessoa libere a informação através do botão "share". Isso é incrível pois não cria ansiedade nas pessoas ao olhar o postit dos demais colegas. Ajuda a manter a concentração e foco.
Passados os 8 minutos, passamos mais de uma hora alinhando todas as expectativas. Agrupamos os postits semelhantes e excluímos alguns que não faziam sentido. Foi uma discussão muito saudável e franca.
No encerramento, reforcei pra que cada pessoa refletisse o quanto estava aderente àquelas expectativas e como evoluir rumo à adequação.
Pós retrospectiva
O alinhamento precisa ficar vivo após a retrospectiva. Bati um print dos resultados e divulguei no canal do Slack da equipe e deixei fixado ao canal para consulta futura.
Esse material é muito rico para ser usado nos 1-1s com liderança e entre pares. Se algum desalinhamento ocorrer novamente, é um ponto de partida pra novas conversas e evolução.
Orientações gerais
Garanta que exista um ambiente realmente seguro para abordar esse tema e que as pessoas estarão expondo sua opinião sem filtros
Valide se a presença de figuras de liderança hierárquica neste encontro não gerará resistência e impacto ao ambiente seguro pra expor as ideias
Cada organização tem papéis específicos e dentro de um contexto. Leve isso em consideração. Não use este modelo aqui como a regra geral de definição de papéis
E aí, curtiu? Comenta aqui 😍
